De AVG is van toepassing wanneer er sprake is van verwerking van persoonsgegevens. Als er geen persoonsgegevens verwerkt worden is de AVG dan ook niet van toepassing. Verwerking gaat om alle handelingen die te maken hebben met persoonsgegevens. Verwerking is dus ook een breed begrip. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om: verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, bewerken, publiceren, opvragen en doorsturen van persoonsgegevens.
Soms wordt beweerd dat de AVG alleen van toepassing is op geautomatiseerde verwerking. Hierdoor zou de AVG lang niet altijd van toepassing zijn, omdat binnen het onderwijs een aantal administratieprocessen ook nog op papier worden uitgevoerd. De AVG is bijna altijd van toepassing, omdat in het onderwijs al snel “iets” digitaal wordt ingevoerd is er al spoedig sprake van gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking.
Binnen Florente basisscholen doen we onze uiterste best om zo verantwoord mogelijk om te gaan met alle gegevens die wij verwerken.
Functionaris gegevensbescherming (FG)
Florente basisscholen heeft een samenwerking met een externe Functionaris gegevensbescherming, te weten
Evelyn de Graaf (De Graaf Project Management)
evelyndegraaf@outlook.com
De Functionaris Gegevensbescherming...
- Treedt op als interne toezichthouder (naleving van de AVG)
- Informeert en adviseert over de verplichtingen van de organisatie op grond van de AVG
- Controleert, adviseert bij het onderhoud van het Privacy Management Systeem waarmee Florente werkt
- Coördineert bij het onderhouden en actualiseren van de documentatie
- Stimuleert de bewustwording van medewerkers op het gebied van privacy
- Heeft een onafhankelijke rol en rapporteert direct aan het hoogste managementniveau
- Adviseert bij Datalekken, verzorgt interne communicatie en melding bij de AP
- Werkt samen met toezichthoudende autoriteit (AP) en fungeert als hun contactpunt
Bij vragen, twijfels of problemen rond AVG neemt u eerst contact op met de direct leidinggevende (schooldirecteur).
Binnen Florente basisscholen is er een IPB-team, bestaande uit Leo Wiggers en Monique Gentenaar, zij zijn aanspreekbaar bij vragen of problemen.
Datalek
Op grond van de AVG dient iedereen een datalek te melden bij het IPB-team als het ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens. Ook als een datalek leidt tot 'een aanzienlijke kans' op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens is een melding verplicht.
Elke medewerker binnen Florente kan via een formulier een mogelijk datalek melden. Het IPB-team zal deze melding nader onderzoeken en wanneer nodig passende maatregelen treffen. De Functionaris Gegevensbescherming is hierbij indien nodig voor advies betrokken en wanneer het werkelijk om een datalek gaat, verzorgt zij de melding naar de Autoriteit Persoonsgegevens.